OneDrive 액세스 제어를 위한 그룹(group) 생성
OneDrive에서 파일이나 폴더를 공유할 때, 공유하고자 하는 사람을 등록하거나 공유하고자 하는 사람이 다수인 경우 사람 대신 그룹을 등록하여 편하게 공유할 수 있습니다.
OneDrive와 같이 액세스 제어에 사용되는 그룹은 Office 365 그룹 이거나 메일 사용이 가능한 보안 그룹 또는 보안 그룹 이어야 합니다. 액세스 제어에 사용되는 그룹은 SharePoint에도 사용될 수 있습니다.
그룹(group) 생성
- Office 365 그룹
Outlook online에서 그룹을 선택하여 누구나 생성할 수 있으며 그룹 생성 후 구성원을 추가하여 사용합니다. - 메일 사용이 가능한 보안 그룹
Office 365의 전역관리자 또는 Exchange관리자 권한이 있으면 Admin center의 그룹 메뉴에서 생성할 수 있으며 단순 메일 리스트로도 사용됩니다. - 보안 그룹
Office 365의 전역관리자 또는 사용자 관리 관리자 권한이 있으면 Admin center의 그룹 메뉴에서 생성할 수 있으며 Office 365용 모바일 장치관리에도 사용됩니다.
※ Office 365 그룹은 주로 대화, 파일, 일정 등을 공유하기 위한 기능입니다. Office 365 시스템은 그룹 생성 시에 다른 그룹(메일그룹, 메일 사용이 가능한 보안 그룹 등)보다 Office 365 그룹을 권장하나 단순한 액세스 제어를 위한 목록이 필요하다면 Office 365 그룹 보다는 메일 사용이 보안 그룹이나 보안 그룹을 만들어 사용하는 것이 light 하지 않나 생각합니다. 물론 개인적인 생각입니다.
OneDrive에서 일반 메일 그룹은 액세스 제어에 사용할 수 없으나 Office 365 그룹, 메일 사용이 가능한 보안 그룹, 보안 그룹은 사용할 수 있습니다. 아래 표는 그룹을 형식별로 생성하고 구성원을 추가하였습니다.
테스트 그룹 및 할당
| 그룹이름 | 전자메일 | 형식 |
| TipsTest | TipsTest@kspark002.onmicrosoft.com | Office 365 그룹 |
| 원드라이브공유 | share@kspark002.onmicrosoft.com | 메일 사용이 가능한 보안 그룹 |
| 전사직원 | all@kspark002.onmicrosoft.com | 메일 그룹 |
일반적인 메일 그룹은 OneDrive 공유 시 아래 그림과 같이 공유 그룹으로 사용할 수 없습니다. 그룹 이름을 인식하지 못하며 이메일을 입력하여도 외부사용자로 인식합니다.
메일 사용이 가능한 보안 그룹이나 Office 365 그룹은 자동 조회되며 공유 가능한 그룹으로 인식됩니다.
Planner 모바일앱 조회 및 로그인
MS는 Groups, Teams 외에도 Planner 도 모바일앱을 출시하였습니다. iOS, Android OS 버전 모두 출시하였으며 iOS는 현재 모바일(테블릿 제외)만 출시했습니다. App Store(iOS 기준, Android는 Play Store)에서 Microsoft Planner를 검색하여 설치합니다.
Planner앱 설치 후 앱을 실행하여 Planner에 로그인합니다.
첫 로그인 시 Planner앱에 대한 간단한 소개화면을 볼 수 있습니다.
계획 목록 및 작업 편집
로그인 후 기본으로 보이는 메뉴는 Planner 허브이며 Planner 허브는 모든 계획 목록을 보여줍니다. 계획 목록에서 하나를 선택하면 버킷별 작업목록 화면이 나오고 작업목록을 선택하면 상세 내용을 확인 할 수 있습니다. 작업목록의 정렬 기준(버킷, 할당 대상, 진행 상태)은 오른쪽 상단 아이콘을 선택하면 변경할 수 있습니다.
하단 메뉴 중 내 작업을 선택하면 내가 속해있는 계획 중에서 내게 할당된 작업만 확인할 수 있습니다. 기본 정렬 기준은 진행 상태이며 계획으로도 변경이 가능합니다. 작업 목록에서 특정 작업을 선택(붉은 박스)하면 작업에 대한 상세 내용을 확인하고 편집할 수 있습니다.
하단 메뉴 중 오른쪽 설정 버튼은 현재 로그인한 사용자의 간단한 정보를 보여주고 로그아웃 버튼으로 로그아웃 할 수 있는 기능을 제공합니다.
forms는
교육용 Office 365에서만 제공되었던 Microsoft Forms(이하 폼즈)가 아직 미리보기(preview) 이긴 하지만 Business Office 365에도 공개되었습니다. Microsoft에서는 폼즈를 ’폼즈는 InfoPath의 대체물이 아니며 간편하고 빠르게 설문조사를 생성하고 배포하여 고객의 정보를 수집할 수 있는 간단한 앱솔루션’으로 소개하고 있습니다.
폼즈의 공유설정(양식 접근권한 설정)에 따라 응답에 대한 접근권한을 조직 내부 사용자, 외부 익명의 사용자 등으로 지정할 수 있고, 타 사용자와 협업하여 작업할 수도 있습니다. 또한 폼즈는 전용앱을 사용할 필요없이 설문 링크만 배포하면 웹 또는 모바일로 접근하여 정보를 등록하거나 수집할 수 있습니다.
설문에 대한 응답은 현재 5,000개로 제한되어 있으나 기존 응답을 Excel 로 백업 받으면 더 많은 응답을 받을 수 있다고 합니다(백업 받고 지우면 당연한거 아닌가요?). 폼즈의 데이터는 현재 미국과 유럽 데이터 센터에 저장되며 FERPA 및 BAA 보호 표준을 충족한다고 합니다.
양식 생성 및 응답
아래는 폼즈의 메인 화면으로 내 양식 중에서 새로운 양식을 만들거나 기존양식을 관리하고 타 사용자가 공유한 양식은 기타 양식에 표시됩니다.
새로운 양식을 만들때 마이크로소프트의 공식 문서에 따르면 웹용 Forms, 비즈니스 OneDrive, Excel Online, OneNote Online에서 가능하다라고 밝히고 있지만 이들 중 실제로 OneNote Online에서는 폼즈의 양식을 만들 수가 없습니다.
그리고 당연히 설치형인 Office Pro Plus Excel, OneNote도 Forms를 사용할 수 없습니다. OneNote Online이 안되는 정확한 이유는 알 수 없지만 조만간 지원되리라 기대합니다(OneNote Online에서 리본 메뉴에 폼즈 아이콘 자체가 보이지 않았습니다).
폼즈는 설문과 퀴즈를 손쉽게 만들어 웹이나 모바일로 공유할 수 있으며 결과 또한 손쉽게 확인할 수 있습니다. 결과는 기본 분석 기능이 제공되며 추가 분석을 위해 양식 데이터를 Excel로 내려받을 수 있습니다.
질문 작성 상세 및 분기
양식과 퀴즈의 폼은 거의 동일하며 퀴즈는 퀴즈의 특징을 담고 있습니다. 다음으로 일반 양식과 퀴즈의 질문 추가 양식을 예로 설명하겠습니다. 처음 새로운 양식을 선택하면 질문 추가부터 시작합니다.
질문의 유형은 현재 4가지를 지원하며 선택하면 유형에 해당하는 질문이 추가되고 질문의 상세 내용과 설정을 등록합니다.
선택항목을 예로 폼 양식과 퀴즈 양식을 비교해 보겠습니다. 폼 양식은 일반적인 설문으로 질문내용과 옵션으로 질문에 대한 부제목을 선택할 수 있고 해당 질문을 필수로 입력하도록 설정합니다. 질문에 대한 답변항목을 등록하고 옵션으로 답변항목을 복수로 답변할 것인지 단일 답변으로 할 것인지, 옵션의 순서를 동일하게 표시할 것인지, 답변항목의 표시 순서를 사용자마다 다르게 섞을 것인지를 설정합니다.
추가로 질문에 기본 텍스트 외에 이미지나 동영상을 입력할 수 있습니다.
퀴즈 양식의 경우 답변항목에 4가지 옵션이 있으며 왼쪽부터 문자 또는 숫자 입력 토글, 삭제, 답변항목에 대한 설명, 정답체크를 설정할 수 있습니다. 또한 질문 옵션에 ’수학’ 이 추가되었는데 이 옵션을 선택하고 답변항목의 옵션 중 맨 왼쪽 아이콘에서 숫자를 선택하면 직접 수식을 입력할 수 있습니다.
수학 옵션이 설정된 질문에서 답변항목에 커서를 가져가면 수식 입력 창이 표시됩니다.
양식에 대한 옵션으로 질문별로 답변항목에 따라 특정 질문이나 다음질문, 마지막 질문으로 분기하는 옵션을 제공합니다. 이 옵션은 화면 오른쪽 상단 버튼에서 선택할 수 있습니다.
아래 그림의 예제는 1번 질문에서 ’예’를 선택하면 분기 옵션이 없으므로 Default로 다음 질문으로 이동하고, ’아니오’를 선택하면 3번 질문으로 분기하도록 설정되어 있습니다. 동일하게 2번 질문에서는 어떤 답변항목을 선택하더라도 3번 질문이 아닌 4번 질문으로 분기하도록 되어 있습니다.
퀴즈 양식은 질문별로 정답을 설정하기 때문에 응답결과도 일반 폼 양식과는 조금 다릅니다. 다음 그림은 퀴즈 양식에 대한 응답화면입니다.
양식 꾸미기
다음은 테마를 지정한 양식과 테마를 지정하지 않은 기본 양식 뷰 입니다. 양식 작성 시 상단 오른쪽 메뉴에서 테마를 선택하면 양식의 테마를 지정하거나 배경이미지로 회사 이미지나 원하는 이미지를 추가할 수 있습니다(검은 애제들 퀴즈는 테마를 적용한 양식입니다).
기본 테마를 선택하거나 사진을 업로드 하여 사용할 수 있습니다.
이상으로 폼즈의 간단한 소개를 마치겠습니다.
더 상세한 사용법이나 정보를 알고 싶으신 분은 아래의 Microsoft의 공식 사이트를 방문해 보시기 바랍니다.
https://support.office.com/ko-kr/forms?ui=ko-KR&rs=ko-KR&ad=KR