새로운 지메일 보안 업데이트로 기업 데이터를 안전하게 보호하세요

01 기밀 모드(Confidential mode)

• 사라지는 메시지

이용자들이 콘텐츠의 만료일을 설정하거나, 이미 보낸 이메일 이라도 취소시킴으로써 민감한 콘텐츠를 보호할 수 있습니다.

받은 사람이 열람한  메일이라도 되돌려 받을 수 있습니다. 구글 드라이브에서 다른 사용자와 파일을 공유하다가 취소했을 때와 같은 방식이라고 합니다.

1일에서 최대 5년까지의 기간을 설정할 수 있고, 만료일이 되면 메시지가 사라집니다.

• 정보 저작권 관리(IRM: Information Rights Management) 제어장치

메시지를 보낸 후 수신자가 콘텐츠 혹은 메일 자체를 전달, 복사, 다운로드, 인쇄하는 것을 부분 혹은 전체적으로 금지시킬 수 있습니다.

이 또한 콘텐츠가 퍼져나가는 걸 막을 수 있게 해주는 장치입니다.

02 수신자의 추가 인증 설정

수신자가 문자메시지를 통해 인증을 해야 이메일을 열람할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

누군가 이메일 계정을 가로채려면, 계정 주인의 핸드폰을 먼저 해킹해야 한다는 것이죠.

03 보안 경고 표시 개선

‘메시지가 위험해 보인다’는 경고창을 더 크고 굵게 바꾸어 눈에 잘 띄게 했습니다.

오류 메시지 또한 이용자들이 이해하기 더 쉽게 작성됐습니다.

여러 보안 옵션은 이메일 화면 하단에 있는 자물쇠 아이콘을 클릭해 접근할 수 있습니다.

처음은 기업용 G 스위트 사용자에게 제공되고, 점차 일반 사용자에게도 확대될 예정입니다.

그 외에 이번 업데이트에는 인공지능 애플리케이션도 포함됐습니다.

메시지에 응답을 해야 한다고 옆구리를 찌르는 ‘너징(Nudging)’, 빠른 응답을 지메일이 미리 작성해 사용자에게 제안하는 ‘스마트 리플라이(Smart Reply)’, 메일 중요도를 알려주는 ‘우선순위 알림’, 당장 이메일에 답장하지 못할 경우 설정한 기간이 지나면 다시 알려주는 ‘스누즈(Snooze)’ 등이 있습니다.

출처 : http://www.boannews.com/media/view.asp?idx=68874

출처 : http://www.boannews.com/media/view.asp?idx=68845

출처: https://korea.googleblog.com/2017/06/gmail-safe-company-data.html

*  G Suite 보안 및 신뢰 : https://gsuite.google.com/security/?secure-by-design_activeEl=data-centers

*  G Suite 소개자료 바로가기

클라우드가 대세가 되면서 협업을 위한 도구들도 발전해 왔습니다.
대표적인 것이 바로 마이크로소프트 Office 365와 구글 G Suite입니다.
물론 국내 서비스로 한글과컴퓨터의 넷피스24, 인프라웨어의 폴라리스오피스 등이 있습니다.

모두가 아시다시피, 기존 패키지 오피스 시장은 마이크로소프트 Office 시리즈의 독점 시장이였습니다.
하지만 클라우드 시대에 웹오피스의 등장으로 인해 시장구도는 또 다른 변화가 올지도 모르겠습니다만,
가트너에 따르면 오는 2022년까지 전체 오피스 시장에서 클라우드오피스가 전체 오피스 시장의 60%에 이를 것이라고 전망하고 있습니다.
다들 그렇게 가는 이유가 뭘까요?
우리(주식회사 동부)가 웹 오피스를 사용하기 시작한지 올해로 7년차입니다.
가장 많이 바뀐 업무 형태가 바로 공동작업, 즉 협업입니다. 문서를 서로 같이 만드는 것이지요.
예전처럼 문서를 만든 후에 검토를 요청하거나 취합을 하거나 하는 일들은 없어졌습니다.
실시간으로 최신의 문서를 팀원들이 같이 보면서 작성할 수 있게 되었습니다.
물론 클라우드에 실시간으로 저장되니 저장버튼 안눌러서 자료가 날아갈 일도 없어졌습니다.

이렇듯 클라우드오피스가 대세가 될 것인 가운데, 과연 어느 것이 우리 회사에 맞을지 고민하는 회사도 늘어날 것으로 생각됩니다.
그래서 준비했습니다.
여러 고객분들을 만나보고, 어떤 고객이 어떤 웹오피스를 선호하는지 느낀 점을 기록해보고자 합니다.
대상은 우리(주식회사 동부)가 제공하고 있는 Office 365와 G Suite입니다.

지금부터 여기서 말씀드리는 내용은 정답은 아닐 수 있습니다.
단지 클라우드오피스를 도입한 고객들의 목소리를 듣고 난 이후에 느낌이라고 할까?
그리고 성능의 비교는 가급적 하지 않겠습니다.
왜냐하면 둘 다 좋기 때문입니다.

첫번째, 기업 조직문화입니다.
기업의 조직문화를 딱 잘라서 말하기는 어렵지만, 대체로 수직적 또는 수평적 조직으로 구분할 수 있습니다.
수직적 조직은 철저한 보고, 관리와 통제를 중요시하는 조직으로 전통적인 조직에 해당합니다.
수평적 조직은 개인의 자율성, 개인의 책임을 강조하는 직급이 없는 조직입니다.
대체로 전자인 경우 Office 365를 선호하며, 후자인 경우에는 G Suite를 선호하는 편입니다.

두번째, 도입에 대한 의사결정권자입니다.
G Suite를 결정하는 기업의 경우, CXO가 결정하여 신속히 진행되는 경우가 많았습니다.
반면에 Office 365는 신중하게 선택하되, 실무자가 꼼꼼히 살펴본 뒤에 선정되었습니다.
신중한 의사결정을 필요로 하는 조직이냐 빠른 의사결정을 필요로 하는 조직이냐로 구분할 수도 있겠습니다.

세번째, 기업의 고객입니다.
기업이 B2B 사업을 하는 경우에는 Office 365를 선호하며, B2C 사업을 하는 경우에는 대체로 G Suite를 선호합니다.
이것은 기업이 고객에게 제안을 많이하는지, 아니면 자체적인 커뮤니케이션 위주로 하는지에 대한 차이가 되겠습니다.

전체적으로 정리해 보면 서비스 기능적인 측면에서 다시 설명을 할 수 있겠습니다.
Office 365는 많은 기능이 있으며, 다소 복잡하다는 느낌이 들지만 관리기능이 정교합니다.
또한 데이터 관리가 중요하고, 운영이 복잡하며, 관리가 필요한 조직에 적합합니다.
반면에 G Suite 기능은 다소 부족하지만 단순하다는 느낌이 들고 관리기능도 단순합니다.
Office의 고급기능을 요하지 않고, 관리가 엄격하지 않는 조직에 맞다고 볼 수 있겠습니다.

두 가지 서비스를 모두 제공하고, 직접 사용하고 있는 입장에서 어느 하나 부족함은 없습니다.
하지만 클라우드 시대를 거스를 수는 없으며, 언젠가는 선택을 해야할 시기가 다가올 것입니다.
왜냐면…. 이미 많은 기업들이 사용하고 있으며, 만족하고 있기 때문입니다.
이왕 맞이해야 할 숙명이라면 빨리 시작하는 편이 더 나을 것입니다.

1. 개인 Gmail 또는 구글 드라이브 사용자 (15GB 무료)

– 개인 사용자들은 필요에 따라서 구글 드라이브 용량을 15GB 이상 늘리고자 할 경우는 아래 링크에 접속하여 유료로 용량을 늘릴 수 있습니다.
   https://www.google.com/settings/storage

2. 기업용 G Suite Basic 사용자 (30GB)

– 기업용으로 G Suite Basic을 사용하는 사용자는 기본적으로 30GB 용량이 제공 됩니다.

– 기업용 G Suite Basic 사용자가 30GB 이상 용량을 늘리고자 할 경우에는 두가지 방법이 있습니다.

(1) 개인이 직접 유료로 용량을 늘리는 방법

– 아래 링크에 접속하여 유료 결제를 통해 용량을 늘릴 수 있습니다.
   https://www.google.com/settings/storage

– 이 방법으로 추가한 스토리지는 회사내의 다른 사람에게 이전할 수 없습니다.

(2) G Suite 서비스를 공급한 리셀러(동부)를 통해서 용량을 늘리는 방법

– G Suite 서비스를 공급한 리셀러(동부)에게 문의하여 개별 용량을 추가할 수 있습니다.

– 이 방법으로 용량을 추가한 경우는 회사내의 다른 사람에게 이전할 수 있습니다.
  (예, 퇴사시 구매한 스토리지는 다른 사람에게 이전 가능)

– 단, 비용은 리셀러를 통해서 구매하는 것보다 개인이 직접 구매하는 것이 훨씬 저렴합니다.

3. 기업용 G Suite Business or Enterprise (무제한)

– 기업용 G Suite Business 또는 Enterprise 버전을 사용하는 경우에는 계정당 Gmail 과 Google 드라이브 용량이 무제한으로 제공됩니다.

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알파벳이 운영하는 검색포털 구글이 유로 프로그램 G스위트(G Suite)를 사용하는 중소기업들을 위한 구인앱 ‘하이어(Hire)’를 출시했다.

포브스에 따르면 구글은 앞서 업계와의 제휴 및 기계 학습을 활용한 구글 검색을 통해 구직자와 고용주를 묶어주는 ‘구글 포 잡스(Google for Jobs)’를 선보인 바 있다.

구글이 새롭게 내놓은 ‘하이어’는 G스위트 고객의 요구에 부응하기 위한 것이라고 구글은 설명했다.

구글의 G스위트는 지난 수년간 많은 기업 고객을 유치해 왔다.

약 300만개의 기업이 구글의 유료 프로그램인 G스위트를 사용하고 있는 것으로 알려졌다.

중소기업들은 ‘하이어’를 활용해 직원 채용 관리를 효과적으로 할 수 있다.

다시 말해 구직 신청자의 서류 심사와 면접, 그리고 면접 의견을 올릴 수 있다. 특히 ‘하이어’는 구인구직 서비스에 SNS

기능을 합친 서비스인 링크드인과 강력한 대결구도를 펼칠 것으로 보인다.

‘하이어’는 구글의 ‘G메일’이나 ‘구글 캘린더’ 등의 응용 프로그램과도 연동된다.

예를 들어 중소기업이 ‘G메일’과 ‘하이어메일’을 동기화 해두면 어떤 응용프로그램에서도 지원자에게 연락이 가능하다.

뿐만 아니라 구직 신청자가 ‘하이어’에서 면접 일정을 조정할 때도 자신의 ‘구글 캘린더’ 계획에 세부 사항이 표시된다.

‘하이어’에서 처리하고 있는 지원자의 데이터는 ‘구글 시트’로 분석되고 시각화 된다.

구글은 ‘하이어’는 현재 종업원 수 1000명 미만의 G스위트를 사용하는 미국의 중소기업들이 이용할 수 있다고 말했다.

https://hire.google.com/