DB클라우드오피스에서 업무관리 서비스를 오픈했습니다.
업무관리 시스템은 간단히 태스크를 생성 / 관리하고 동료와 공유하여 협업할 수 있는 시스템 입니다.
업무관리 주요기능
- 태스크 대시보드
- 태스크 등록
- 태스크 목록 조회
- 태스크 캘린더 현황 조회
- 태스크 라벨관리
- 일일업무보고 작성 및 보고
- 일일업무 보고 발신목록
Google Worksapce+그룹웨어/ MS Office 365 +그룹웨어/네이버웍스+그룹웨어와 업무관리 서비스를 결합해서 사용할 수 있습니다.
회사에 입사를 하게 되면 하나의 팀 또는 부서에 소속이 됩니다.
그런데 Teams 를 이용하면서부터 수 많은 채널과 팀에 속한 내 자신을 볼 수 있게 됩니다.
정체성을 찾기위해서 업무와 상관없는 채널 및 그룹을 관리자에게 부탁해서 정리해야 합니다.
하지만 가끔씩 Microsoft365관리센터에서 그룹을 삭제했지만 여전히 나한테는 보이는 경우가 발생합니다.
보통 시스템에 반영되기까지 24시간 ~ 72시간이 소요될 수도 있지만 아래의 사항도 확인해볼 필요가 있습니다.
Case 1. 사용자 역할이 소유자인 경우 (팀즈 > 팀 관리 > 멤버 > 역할에서 확인 가능)
M365관리센터 > 활성사용자 > 그룹관리에서 삭제를 하더라도 팀즈에 접속 시 나타나게 됩니다.
이런 경우에는 역할을 구성원으로 변경하고, 로그아웃 후 로그인을 하면 안 나타나게 됩니다.
Case 2. 삭제한 그룹 구성원이 1명인 경우 (팀즈 > 팀 관리 > 멤버에서 소유자 및 구성원 확인 가능)
M365관리센터 > 활성사용자 > 그룹관리에서 삭제를 하더라도 그룹 구성원이 해당 사용자 1명만 있는 경우에는 팀즈에 접속 시 나타나게 됩니다.
이 때는 해당 팀을 삭제해주시면 됩니다.
Microsoft Exchange Server 및 Exchange Online에서 보존정책 사용시 조직에서 전자 메일 수명 주기를 관리하고 전자 메일 및 기타 통신과 관련 된 법적 위험을 줄일 수 있습니다.
보존정책은 ‘Exchange 관리 센터 > 준수 관리 > 보존 정책’에서 기본 보존 정책을 확인합니다.
보존정책을 구성하고 있는 보존 태그는 ‘보존 태그’ 에서 관리합니다.
보존 정책은 사서함의 상세팝업 화면에서 수정합니다. 사용자를 더블클릭하면 상세 팝업창이 보여집니다.
사서함 기능에서 기본 보존 정책을 선택합니다.
추가로 Exchange 관리 센터의 기본 보존 정책 외에 사용자가 Outlook 설정에서 추가 정책을 설정할 수 있습니다.
Exchange Online 에는 개인 메일 사서함이 아닌 support 또는 notice 같은 지원이나 공지 전용 공용 사서함을 지원합니다.
개인 사서함 사용자가 공용 사서함으로 수신되는 메일을 확인할 수 있고 공용 사서함을 발신인으로 메일 발송도 가능합니다.
notice는 공지 전용 공용 사서함으로 정하고 개인 사서함 사용자가 notice로 공지 메일을 발송하고
notice로 수신되는 메일은 거부하여 발신전용으로 설정하는 방법을 설명합니다.
우선 Exchange Online(EXO) 관리센터에서 공용 사서함을 생성합니다.
‘EXO > 받는 사람 > 공유’에서 + 버튼을 선택하여 ‘새 공유 사서함’을 등록합니다.
표시이름, 전자메일주소, 생성할 공유 사서함에 사용 권한을 부여할 사용자를 등록(사서함을 생성하고나서 추가 또는 제거 가능)합니다.
공용 사서함은 Outlook에서는 자동으로 표시되나 OWA(Outlook Web App)에서는 수동으로 추가해야 합니다.
메일 화면 왼쪽 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 ‘공유 폴더 추가’를 선택하고 이름(support, notice 등)을 입력합니다.
OWA 새 메시지 선택 후 메일을 보낼 때 상단의︙버튼을 눌러 ‘Show From(보낸 사람 표시)’을 선택합니다.
화면 상단에 From(보낸 사람)이 표시됩니다.
‘From(보낸 사람)’을 클릭하면 보낸 사람을 선택하거나 추가할 수 있습니다.
‘Other email address(다른 전자 메일 주소)’를 선택하여 메일 보낼 공용 사서함 주소를 입력합니다.
Outlook에서는 새 메시지 창에서 ‘Option(옵션)’ 메뉴에서 Show Fields에 From을 선택하면 화면과 같이 From이 표시되고 OWA와 동일하게 공용 사서함 주소를 등록하여 메일을 발송합니다.
Outlook의 경우 Offline 주소록(Global Address List)을 사용하기 때문에 공용 사서함 주소 입력 시 찾을 수 없는 경우가 생깁니다.
‘Other Email Address(기타 전자 메일 주소)’ 창에서 From(보낸 사람) 버튼을 선택하면 기본으로 Offline 주소록이 표시되는데 설정을 주소록(Global Address List)을 선택하면 조회되지 않았던 공용 사서함 주소가 조회됩니다.
support 같은 메일 주소는 지원에 대한 공용 사서함으로 메일을 보내기/받기를 할 수 있지만 notice 같은 메일 주소는 메일을 보내기만 하고 받기를 원하지 않을 수도 있습니다.
이런 메일을 발신 전용 주소라 하는데 M365에는 발신 전용 특정 주소는 없습니다.
대신 메일 흐름에서 특정 메일 주소로 메일 수신 시 메일을 거부하고 설명을 보낼 수 있습니다.
‘EXO > 메일 흐름 > 규칙’에서 +버튼 클릭하고 ‘새 규칙 만들기’로 새로운 규칙을 등록합니다.
새 규칙은 규칙이름, 규칙 적용 조건, 조건 만족 시 수행 작업을 등록합니다.
기타 옵션을 선택하면 규칙 등록 시 상세한 옵션을 선택할 수 있습니다.
특정 사용자(notice)가 메일을 받는 경우의 규칙을 생성합니다.
조건 만족 시 메시지 수신을 거부하고 지정된 설명이 포함된 메시지를 보냅니다.
메일 흐름 정책 설정을 완료한 뒤, 사용자가 notice로 메일을 보내면 메일서버에서 메일 수신을 거부하고 메일 흐름 정책 생성 시 입력한 거부 메시지를 표시합니다
코로나19 시대는 일상생활의 많은 변화를 가져왔습니다.
그 중 하나의 변화는 망부석처럼 사무실에 앉아서 업무를 할 필요는 없다는 점입니다.
이로 인해, 스마트폰을 이용해서 업무를 수행하는 경우가 많아지고 있는데요.
그 중에서도 스마트폰을 이용해서 Outlook 일정과 연동하는 방법에 대해서 확인해보겠습니다.
Outlook에서 등록한 일정을 스마트폰 캘린더 App을 통해 사용을 하는데 간혹, MFA 설정 이후 스마트폰 캘린더 App과 동기화가 안되는 현상이 발생합니다.
이유는 다음과 같습니다.
MFA설정이 변경이 되면 같은 Microsoft 제품인 Outlook의 경우 변경 된 정보가 자동 업데이트 되면서 사용에 이상이 없지만 타사 제품 App의 경우 변경 된 정보를 정상적으로 업데이트 못할 수 있습니다.
이로 인해, 정상적으로 잘 나타나던 캘린더 App에서 동기화가 안되는 현상이 발생합니다.
조치 방법은 아래의 이미지와 같습니다.
1. 핸드폰 > 설정 > 계정 및 백업 화면에 들어가서 MS 계정을 삭제합니다.
2. 삼성 스마트폰 기본 캘린더에 접속합니다. 설정 > 계정 추가 > Exchange 선택을 하면 이메일 주소 입력 화면이 나타납니다.
3. 암호 입력 시 MFA설정이 된 사용자의 경우 Authenticator에서 알림 메시지가 전송됩니다.
이 때, 승인을 클릭하고 하단의 이미지에서도 승인 버튼을 클릭합니다.
4. Outlook 앱을 통해서 테스트 일정을 생성합니다.
5. 하단의 이미지를 보면 2번의 이미지와 달리 valkrlie@dbict.co.kr이 추가되어 있으며 동기화를 클릭하면 삼성캘린더 앱에도 표시가 됩니다.
Teams 에서 팀을 생성하거나 삭제를 할 수도 있고, 채널을 삭제하거나 추가를 할 수도 있습니다.
단, 모두가 알고 있는 상황에서 하면 문제가 될 리가 없지만 아무도 모르게 삭제를 하면 문제가 될 수도 있습니다.
그래서 관리자가 누가 어떠한 행동을 하는지 확인할 수 있는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
1. Microsoft 규정준수센터에 관리자 계정으로 로그인합니다.
https://compliance.microsoft.com/
2. 솔루션 > 감사 선택 후 검색 창에서 활동 및 기간을 지정하고 검색을 클릭합니다.
3. 검색결과를 통해 누가 어떠한 작업을 했는지 확인할 수가 있습니다.
메일 작성 시 보내는 사람 이름 변경을 해야 할 때가 있습니다. 오늘은 김대리, 내일은 이대리 처럼 말이죠.
네이버웍스는 사용자 개인이 직접 이름을 변경할 수가 있는데요. 아래의 이미지처럼 따라하면 매우 쉽습니다.
1. 환경설정 > 메일 > 보내는 사람 이름 > 이름 선택을 하면 추가할 수 있는 네모칸이 나타납니다.
이 때 원하는 이름을 작성 후 추가 버튼을 누릅니다. 저는 와칸다포에버를 추가했습니다.
2. 메일작성 시 보내는 사람 이름에 와칸다포에버가 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 실제로 저 이름으로 메일이 발송되기 때문에 메일 발송 전에 보내는 사람 이름을 확인하는 습관이 필요할 거 같습니다.
휴가를 갈 때마다 업무 관련 연락이 오지 않기를 우리는 마음속으로 바라고 있습니다.
하지만 왜??? 연락을 하는걸까요! 휴가를 갔다고 소문을 안내서인지도 모릅니다.
그래서 휴가 또는 부재 시 나의 존재를 알리는 방법에 대해 알아보겠습니다.
1. 환경설정 > 개인정보 > 상태 > 설정 안 함을 클릭합니다.
2. 상태 설정에서 부재를 선택합니다. 부재의 종류에는 휴가를 포함해 출장, 교육, 병가 등 다양한 종류가 있습니다.
부재를 선택하고 상세 설정을 On으로 합니다. 상세 설정을 통해 부재 기간 및 부재 메일을 설정할 수 있습니다.
3. 부재 메일 설정은 전체 회신으로 할 지, 받는이(to)에 내가 있을 경우만 회신을 할지 정할 수 있습니다.
설정을 완료하고 저장을 하면, 부재 중인 상황에서 상대방이 나에게 메일을 보냈을 때 부재 메일을 전달 받게 됩니다.
우리의 업무에 깊숙이 연관된 네이버웍스는 출근하자마자 메일을 먼저 확인하는 우리에게 편리함을 주고 있습니다.
그건 바로.. 메일을 볼 때 무려 5에서 2를 뺀 3개의 옵션을 주고 있습니다.
(메일 목록만 보기, 좌우 분할로 보기, 상하 분할로 보기)
더욱이 여기에 메일 본문이 자동으로 표시되는 옵션도 있습니다.
환경설정 > 메일 > 메일 읽기/목록 > 목록/본문 분할로 보기 시, 메일 본문 자동 표시 입니다.
(단, 메일 목록만 보기에는 적용되지 않습니다.)
해당 옵션을 사용하면 받은메일함 클릭 시 첫 번째 메일이 자동으로 체크되면서 메일을 바로 확인할 수 있습니다.
아래의 이미지는 상하 분할로 보기이며, 좌우 분할로 보기에도 동일하게 적용이 됩니다.
클라우드오피스 전자결재 미결함 문서의 정렬기준이 개인옵션화 되었습니다.
2021년 5월 클라우드오피스 전자결재의 미결함 정렬 조건을 개인설정으로 조정하는 기능이 추가되었습니다.
이제 미결 문서를 오래된 순으로 보거나 최신순으로 보거나 원하는 순서대로 미리 정해놓은 기준으로 보실수 있습니다.
사용방법은 다음과 같습니다
1. 클라우드오피스 전자결재에 접속하여 개인기본설정 화면으로 이동합니다.
2. 미결함 정렬순서(기안일시) 설정을 조정합니다. (디폴트 최신순)
3. 저장버튼을 클릭하여 개인설정을 저장합니다.
4. 미결함 결재문서의 순서가 개인설정에 따라 변경된 것을 확인합니다.
클라우드오피스는 앞으로도 고객 편의를 위해 더욱 발전할 수 있도록 노력하겠습니다.